内容証明郵便を利用すべき時とは

内容証明郵便は、誰が誰に宛てて、いつ、どんな内容の手紙を出したかを郵便局が証明してくれる郵便や手紙のことです。それで郵便局が、手紙を出した事実と日付・手紙の内容を証明してくれ、さらに配達記録郵便を利用することで相手が手紙を受け取ったことと受け取った日付も証明してくれます。内容証明郵便を利用すべきケースとして、契約の解除やクーリングオフ・時効の中断など、法的な効果が発生する重要な意思表明をしたり、債権譲渡など確定日付を得たい場合などがあります。

また、心理的なプレッシャーを与える効果を狙って行う場合もあります。例として、損害賠償請求や貸付金・売買代金の請求などで使用する場合があり、こちらは心理的な圧力がかかるため、相手が行動を起こさざるを得ないと感じさせる効果があるとされています。いずれにしても、内容証明郵便は、相手にとってインパクトがある種類の郵便となります。ですので、利用する場合は効果を持たせつつ、注意して使用する必要があります。

内容証明郵便を利用する場合の注意点

内容証明郵便は、相手にプレッシャーを与えたりと強い意味を持つ郵便です。ですので、もし話し合いの解決を目指している最中であれば、内容証明郵便を使用するのは最後の手段とし、どうしても送らなければならないものであれば、あらかじめ相手に郵便を送る正当な理由を電話などで伝えておくと良いでしょう。

さらに、宛先として私書箱を利用できない点にも注意が必要です。内容証明郵便ですが、手紙の枚数は問われませんが、1枚に書ける文字数は指定されています。加えて送付文書は、送付用1枚と謄本として2枚、計3枚が必要になります。書き方ですが、簡潔かつ明快に書く必要があります。表題を用いるなどして、具体的に何を要求しているかが相手にはっきり分かるように書きます。本文には、感情論を持ち出すのを避け、差出人と受取人の間に生じている事実や関係を記し、このことを元に差出人の法律的な主張や要求などを記します。また差出日付・受取人名と共に押印をするとよいでしょう。

まとめ

内容証明郵便は、誰が誰に宛てて、いつ、どんな内容の手紙を出したかを郵便局が証明してくれる郵便や手紙です。相手にとってインパクトとプレッシャーを与えるものとなるため、むやみやたらに送るのではなく、話し合いでの解決を目指しているのであれば、最後の手段と言う位置づけで考えたいものです。郵便局に証明をお願いするため、1枚に記載する文字数が決められていることや謄本を作成する必要があることにも注意します。簡潔で明快な内容とし、相手が何の要求をされているかがはっきりわかるようにすることが大切です。

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